Liquidazioni Iva, così la preparazione e l’invio dei dati

Il modello e la compilazione

Ci occupiamo qui degli aspetti che riguardano la struttura della modulistica e le principali regole di compilazione della stessa.

Ricordiamo innanzitutto che sono esonerati da questo adempimento solo i soggetti passivi non obbligati all’effettuazione della liquidazione Iva e quelli non obbligati alla compilazione della dichiarazione annuale Iva.

La struttura del modello consta di due sole pagine:

1. la prima, costituita dal frontespizio, contiene la partita Iva del contribuente, il Codice fiscale del soggetto che eventualmente presenta la comunicazione per conto del contribuente, i dati relativi all’impegno alla presentazione telematica e, infine, alcune informazioni relative alle liquidazioni di gruppo;

2) la seconda, costituita dal quadro VP (multi modulo), contiene i dati delle liquidazioni Iva del trimestre o di ciascun mese del trimestre e dovrà essere compilato sia in caso di liquidazione a debito che a credito (e quindi, presumibilmente, anche in caso di assenza di operazioni nel periodo).

In particolare ciascun soggetto obbligato, se svolge un’unica attività, dovrà presentare per ciascun trimestre dell’anno solare:

■ un solo frontespizio;

■un solo quadro VP, se liquida l’Iva trimestralmente, indicando il trimestre di riferimento;

■tre quadri VP, se liquida l’Iva mensilmente, indicando in ciascuno il mese di riferimento.

Qualora il soggetto obbligato svolga più attività, se per tutte le attività liquida l’Iva con la medesima periodicità (mensile oppure trimestrale), dovrà presentare per ciascun trimestre dell’anno solare:

■un solo frontespizio;

■ se liquida l’Iva trimestralmente, un quadro VP con i dati riepilogativi di tutte le attività, indicando il trimestre di riferimento;

■ se liquida l’Iva mensilmente, tre quadri VP con i dati riepilogativi di tutte le attività, indicando in ciascuno il mese di riferimento.

Qualora, infine, il soggetto obbligato svolga più attività per le quali liquida l’Iva con diversa periodicità (mensile e trimestrale), dovrà presentare per ciascun trimestre dell’anno solare:

■ un solo frontespizio;

■per tutte le attività per le quali liquida l’Iva trimestralmente, un quadro VP con i dati riepilogativi di tutte tali attività, indicando il trimestre di riferimento;

■ per tutte le attività per le quali liquida l’Iva mensilmente, tre quadri VP con i dati riepilogativi di tutte tali attività, indicando in ciascuno il mese di riferimento;

■nel particolare caso di anticipazione della liquidazione periodica del trimestre con quella del terzo mese del trimestre (marzo, giugno, settembre ed eventualmente dicembre), effettuata ai fini della compensazione dell’imposta tra le diverse attività, dovrà essere compilato un unico quadro VP indicando nello stesso sia il mese che il trimestre, con i dati riepilogativi di tutte le attività.

Un ulteriore peculiarità è relativa al solo quarto trimestre, in relazione a coloro che liquidano l’Iva con cadenza trimestrale:

■se la liquidazione viene effettuata con cadenza trimestrale ai sensi dell’articolo 74, comma 4, del Dpr 633/1972, con versamento da effettuarsi senza interessi entro il termine ordinario del 16 febbraio, il contribuente dovrà compilare il quadro VP indicando il valore «4» nel campo Trimestre;

■ se la liquidazione viene effettuata con cadenza trimestrale per opzione ai sensi dell’articolo 7, del Dpr 542/1999, con versamento da effettuarsi con interessi nella dichiarazione Iva, il contribuente dovrà compilare il quadro VP indicando il valore «5» nel campo Trimestre.

Di conseguenza, per il solo quarto trimestre, i contribuenti che effettuano liquidazioni trimestrali sia sulla base del regime naturale (senza interessi, Trimestre «4»), che per opzione (con interessi, Trimestre «5»), dovranno compilare due distinti moduli.

Altra particolarità riguarda le operazioni straordinarie e le altre trasformazioni sostanziali soggettive (fusioni, scissioni, cessioni di azienda, conferimenti, ecc.): in questi casi la compilazione risulta molto più semplice rispetto a quella della dichiarazione annuale Iva, in quanto dovrà essere inviata una distinta comunicazione per ciascun soggetto dante causa e una per il soggetto avente causa, ognuna intestata a ciascuno di tali soggetti in qualità di contribuenti. Il codice fiscale del soggetto avente causa dovrà anche essere riportato in ciascuna comunicazione relativa ai soggetti dante causa, nella sezione dichiarante (in qualità di rappresentante).

Sotto vedremo come i software gestionali permetteranno di gestire in modo semplice questo nuovo adempimento ed esamineremo le possibili modalità di invio che potranno essere adottate.

Proseguiamo esaminando l’adempimento dal punto di vista delle sue implicazioni sui software gestionali. Naturalmente le indicazioni che è possibile fornire in questa sede sono di tipo logico-funzionale, stante che gli interventi da effettuare saranno diversi per ciascuna procedura. In ogni caso per tutte le software house che producono gestionali di area contabile gli interventi di aggiornamento delle procedure saranno piuttosto estesi e impegnativi.

Gli ambiti di adeguamento sono concentrati sostanzialmente su tre aree:

1. la prima riguarda l’elaborazione della liquidazione Iva, che dovrà essere modificata in modo tale da poter effettuare il consolidamento dei dati nello specifico formato richiesto dalla modulistica;
2. la seconda riguarda la gestione a video del modello, che tramite una specifica interfaccia dovrà poter essere compilato nelle diverse modalità previste dalle istruzioni;
3. la terza riguarda l’invio telematico dei dati del modello, che seguirà una strada del tutto nuova, non essendo utilizzabile per questo adempimento il portale Entratel.

Adeguamento dell’elaborazione della liquidazione Iva

Gli approcci finora utilizzati dalle procedure informatiche sono essenzialmente di due tipi:

■elaborazione dinamica della liquidazione Iva, effettuata sempre a partire dai dati delle registrazioni Iva, senza memorizzazione della stessa;

■elaborazione della liquidazione Iva effettuata una prima volta a partire dai dati delle registrazioni Iva, con memorizzazione della stessa in uno specifico archivio, e successivo accesso al suddetto archivio per le stampe dei registri Iva e per l’attivazione delle funzionalità connesse.

Nel primo caso si dovrà quindi intervenire per effettuare l’elaborazione e la memorizzazione di tutti i dati utili nel formato previsto dal modello approvato, mentre nel secondo si dovranno comunque integrare i dati mancanti, stante che difficilmente saranno già tutti disponibili.

La memorizzazione dei dati utili alla compilazione del modello si rende necessaria non solo ai fini della gestione della modulistica, ma anche e soprattutto per la stampa dei registri Iva che prevede -nella generalità dei casi per tutte le procedure – la possibilità di esporre anche la liquidazione Iva, che a livello di layout dovrà che essere ricondotta, o perlomeno riconducibile, a quella del modello trasmesso.

Gestione a video e stampa del modello approvato

È chiaramente necessaria la predisposizione di funzioni specifiche per la gestione a video e per la stampa del modello approvato. È poi essenziale la predisposizione di ulteriori funzioni, che in linea generale riguardano:

■l’acquisizione dei dati memorizzati negli applicativi contabili, secondo le modalità di elaborazione della liquidazione Iva illustrate nel paragrafo precedente;
■l’inserimento dei dati relativi all’impegno alla trasmissione telematica da parte dell’intermediario (codice fiscale dell’incaricato, impegno alla presentazione, data dell’impegno);
■l’integrazione dei controlli Sogei, laddove la procedura lo preveda per le altre dichiarazioni e comunicazioni.

Invio telematico dei dati del modello

Per la trasmissione telematica dei dati del modello, al fine di permettere – a regime – l’invio congiunto della Comunicazione delle liquidazioni Iva insieme al flusso dei «Dati fatture» (il cosiddetto spesometro trimestrale), l’agenzia delle entrate ha scelto di abbandonare la piattaforma Entratel e di affidarsi alla nuova interfaccia «Fatture e corrispettivi», accessibile dal sito delle Entrate .

Per utilizzare il nuovo canale è necessario disporre delle credenziali per accedere ai servizi telematici Entratel o Fisconline oppure al Sistema pubblico di identità digitale Spid, o ancora è possibile utilizzare la Carta nazionale dei servizi (Cns).

In alternativa è possibile accreditare un canale trasmissivo tramite Web Service o protocollo Ftp secondo le regole già definite dallo Sdi (Sistema di Interscambio) e con le caratteristiche già sperimentate con la trasmissione della Fattura elettronica verso la Pa e da gennaio 2017 anche tra privati.

Le software house potranno quindi scegliere di implementare la trasmissione dei dati utilizzando diverse modalità alternative tra di loro, le principali sono le seguenti:

■invio dal portale web: i software gestionali dovranno produrre esclusivamente il file Xml della Comunicazione, il contribuente (o in sua vece l’intermediario fiscale incaricato) dovrà controllarlo e autenticarlo tramite Entratel o Fisconline ed inviarlo tramite l’apposita funzione del portale. In luogo della suddetta autenticazione il contribuente potrà firmare il file con firma elettronica qualificata oppure apporre il sigillo elettronico dell’agenzia delle Entrate (quest’ultimo utilizzabile esclusivamente per tale modalità di invio). Sempre a carico del contribuente sarà la verifica delle eventuali anomalie di trasmissione e il download delle ricevute. Al momento (a meno di successive evoluzioni) tale modalità, se utilizzata dall’intermediario fiscale, sconta anche la limitazione di richiedere l’invio di un distinto file per ciascun contribuente, essendo necessaria la preventiva selezione del soggetto passivo su cui si sta operando (cosiddetta «utenza di lavoro»);

■invio diretto dal proprio software gestionale, tramite soggetto accreditato: gli intermediari “tecnici” autorizzati potranno inviare la Comunicazione per conto del contribuente (a meno che sia lui stesso accreditato), è però previsto che il file Xml sia preventivamente firmato con la firma elettronica qualificata del contribuente o del responsabile della trasmissione da questi delegato.

La procedura integrata con il software gestionale si farà carico di evidenziare il buon fine della trasmissione e archiviare le ricevute.

È evidente che questa seconda modalità, essendo integrata nei software gestionali, permette una maggiore efficienza ed un maggior controllo, evitando operazioni manuali e possibili errori.

Ciascuna software house valuterà, sulla base delle esigenze specifiche dei propri clienti, quali di queste modalità di invio implementare, stante che si tratta comunque di attività non semplici e che richiedono un costante monitoraggio e aggiornamento, ed una formazione specifica anche da parte dell’utilizzatore.

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